سکوت معنادار

در عین ناباوری، سکوت می‌تواند یکی از موثرترین روش‌های ارتباطی باشد، به ویژه اگر در نظر داشته باشید تا فردی را به ارائه اطلاعات بیشتر به شما ترغیب کنید. به جای پاسخ‌دادن سریع بلافاصله پس از اظهارات طرف مقابل، سکوت اختیار کرده اما همچنان خود را علاقمند به شنیدن نشان دهید. این امر در حقیقت می‌تواند طرف مقابل را ترغیب کند که داوطلبانه اطلاعات بیشتری را نسبت به آنچه در غیر این صورت در اختیار شما می‌گذاشت به شما عرضه کنند.

طرح سوال

بدون در نظر گرفتن این مساله که طرف مقابل چه میزان اطلاعات را به صورت داوطلبانه در اختیار شما قرار می‌دهد، بدون طرح سوالات مختلف قادر به دانستن چیزی نخواهید بود. سوالات زیر از جمله سوالاتی هستند که شما می‌توانید در گرفتن اطلاعات از طرف مقابل طرح نمایید:

          - سوالات بسته: این نوع سوالات به گونه‌ای طراحی شده‌اند که پاسخ آنها بله یا خیر است. اگر می‌خواهید اطلاعات اولیه را سریعا بدون و بدون توضیحات طولانی جمع‌آوری کنید، طرح این سوالات می‌تواند یک ابزار خوب باشد.

          - سؤالات باز: این نوع سوالات پاسخ‌هایی جامع‌تر را به شما عرضه می‌دارند. به جای پرسیدن «آیا می توانم به شما کمک کنم؟» (که یک سؤال بسته است زیرا می توان با بله یا خیر پاسخ داد)، بپرسید «چه چیزی امروز شما را به فروشگاه ما آورده است؟»

شنیدن

اگر به پاسخ‌هایی که به پیام شما داده می‌شود گوش نداده و آنها را درک نکنید، برقراری ارتباط بی‌فایده است. گوش دادن تنها از طریق عمل شنیدن انجام نمی‌شود و  لازم است مواردی را که به شما گفته می‌شود به گونه‌ای درک کنید که بتوانید پاسخی منسجم و آگاهانه برای آن در نظر بگیرید. کلاس یا سمیناری در مورد گوش‌دادن فعال از موثرترین راه‌ها برای بهبود مهارت‌های شنیداری در ایجاد ارتباط موثر است. توانایی گوش‌دادن فعال یک مهارت ارتباطی مهم است. این امر به راحتی نادیده گرفته می‌شود زیرا مردم اکثرا تمایل دارند بیشتر بر آنچه که خود می‌خواهند بگویند تمرکز کنند تا بر گوش‌دادن به آنچه شخص دیگری می‌گوید. مهارت‌های گوش‌دادن فعال به شما و همکارانتان کمک خواهد کرد که تبادل اطلاعات مفیدتری داشته باشید به گونه‌ای که دیدگاه هر یک از مشارکت کنندگان بیان و شنیده شود. همچنین، دانستن زمان مکث در صحبت‌کردن به منظور اجازه دادن به طرف مقابل برای ابراز نظر خود مهارت مهمی است. این مساله احترام به طرف مقابل و تمایل به شنیدن دیدگاه وی را نشان می‌دهد.

بازخورد

بازخورد بخش مهمی از ارتباطات در ارتباط بین شما و دیگران است. شما باید بتوانید اطلاعات خود را به گونه‌ای منتقل کنید که طرف صحبت شما بتواند بازخورد یا انتقاداتی را درباره آن اطلاعات به شما ارائه دهد. طرف صحبت شما همچنین باید قادر باشد سوالات مستقیمی را در صورت مبهم بودن اطلاعات شما مطرح کند. برای دادن و گرفتن بازخورد سعی کنید با طرف صحبت خود جفت شوید و اطلاعاتی را به وی انتقال دهید. هنگامی که این اطلاعات را به بهترین وجه ممکن به طرف صحبت خود منتقل کردید، وی باید در مورد تکنیک و کیفیت اطلاعات شما بازخورد خود را ارائه دهد. این امر همچنین می‌تواند روش خوبی برای تمرین انتقادپذیری به نحو بهینه باشد.

 تماس چشمی

اگر مهارت‌های ارتباطی کلامی یا غیرکلامی ضعیفی دارید، تماس چشمی یک تاکتیک خوب است. راهی پیدا کنید که خود را در میان جمع زیادی از مردم قرار دهید. جمعیت مورد نظر لازم نیست افرادی باشند که شما آنها را می‌شناسید و در بسیاری از موارد شاید بهتر باشد از افرادی استفاده کنید که با آنها ناآشنا باشید. تنها شرط لازم این است که این افراد باید قادر به برقراری ارتباط ماهرانه باشند. پس از انتخاب گروه خود، هدف از این تمرین تماس چشمی است. برای یادگیری اینکه این افراد چگونه ارتباط برقرار می‌کنند از چشم و گوش خود استفاده کنید. پس از جمع‌آوری اطلاعات کافی، باید سعی کنید تاکتیک‌هایی را که از طریق مشاهده خود آموخته‌اید، پیاده کنید.

مدیریت استرس

برقراری ارتباط می‌تواند بسیار استرس‌زا باشد، به ویژه اگر مهارت‌های شما تا کنون به حد قابل قبولی نرسیده باشد. مشکلات زمانی شروع می شوند که نمی توانید این استرس را کاهش دهید و توانایی شما در ارائه اطلاعات منسجم تحت تاثیر قرار می‌گیرد. اگر خود را بیش از حد در شرایطی استرس‌زا قرار داده‌اید، خود را برای چند لحظه از آن دور کنید. این شرایط می‌تواند هر شرایطی باشد که باعث استرس یا اضطراب در شما می‌شود. جهت رفع استرس، لحظه‌ای از شرایط فاصله بگیرید و تلاش کنید به آرامشی نسبی دست یابید. پس از انجام چنین کاری، قادر خواهید بود با آرامش بیشتر به برقراری ارتباط آسانتر دست یابید.

یکدلی یا آگاهی عاطفی

یکدلی و یا آگاهی عاطفی برای انتقال واضح اطلاعات ضروری است. به راحتی می‌توانید تشخیص دهید که آیا احساسات شما باعث ایجاد مشکل در ارتباطات شما می‌شوند یا خیر. آگاهی عاطفی همچنین این امکان را به شما می‌دهد که تشخیص دهید احساسات دیگران ممکن است باعث چه مشکلاتی در ارتباطات ایشان با شما شود. در واقع، یک بخش از یکدلی شامل آگاهی عاطفی و دو بخش از آن ترجمه زبان بدن است. اغلب می‌توان با نگاه‌کردن به حالت بدنی افراد به حالت روحی آنها در لحظه پی برد. فرد خوشحال معمولا سرش را بالا می‌گیرد و شانه‌هایش را عقب می‌اندازد. چنین فردی همواره ارتباط چشمی برقرار می‌کند و لبخند می‌زند و یا به راحتی به لبخند افراد پاسخ مثبت می‌دهد. از طرف دیگر، شخص غمگین اغلب شانه‌هایش آویزان است و سرش به جلو خمیده می‌باشد. چنین فردی غالباً به ارتباطی که همراه با لبخند باشد پاسخگو نیستند و اگر این کار را انجام دهند، لبخند گوینده به چشم آنها نمی‌رسد. یادگیری درک این علائم پیچیده احساسی می‌تواند شما را به فردی با قدرت برقراری ارتباط موثر تبدیل کند.

اشتیاق

یكی از ساد‌ترین راه‌ها برای اینكه كسی در هنگام برقراری ارتباط به شما پاسخ مثبت دهد این است كه نسبت به آنچه كه به شما می‌گوید مشتاقانه ظاهر شوید. اگر در اوقات برقراری ارتباط با دیگران خمیازه بکشید، چشمانتان را به اطراف بچرخانید، و یا بی‌تاب و بی‌حوصله به نظر برسید، هیچ کس تمایلی به برقراری ارتباط با شما را ندارد. نشان دادن اشتیاق می‌تواند به سادگی حفظ ارتباط چشمی و اصلاح زبان بدن شما باشد تا بتوانید فردی دارای توجه و علاقه به مصاحبت به نظر آیید. پاسخ‌های مثبت در قالب آگاهی عاطفی می‌تواند به بزرگنمایی این احساس شوق کمک کند. در نتیجه، شنونده علاقه بیشتری به صحبت با شما نشان خواهد داد و گفتگو را با یک برداشت کلی مثبت پایان می‌دهد.

گزینه های زبان

کلماتی که شما برای توصیف خود یا همکاران خود انتخاب می‌کنید می‌تواند تأثیر چشمگیری در تقویت مهارت‌های ارتباطی شما بگذارد. اگر می‌خواهید حس همبستگی و همکاری خود و همکارانتان را در مقابل دیگران تقویت کنید‌، از ضمایری مانند «ما» در مورد گروه خود استفاده کنید. از طرف دیگر، اگر می‌خواهید خود را به عنوان مسئول یا مدیر جدا كنید، استفاده از ضمایری چون «من» می‌تواند این كار را به صورت مؤثر انجام دهد.

کمی شوخ‌طبع باشید

حفظ حس شوخ‌طبعی، حتی وقتی شرایط مناسب به نظر نمی‌رسد، می‌تواند راهی عالی برای تقویت مهارت های ارتباطی شما باشد. همه دوست دارند بخندند چرا که خندیدن اندورفین آزاد کرده و استرس را از بین می‌برد. شوخ‌طبعی در حد معقول می‌تواند به بهبود روحیه کلی گفتگو کمک کند. اطمینان حاصل کنید که طنز شما متناسب با اوضاع باشد.

لبخند بزنید

هیچ چیز بهتر از یک لبخند دوستانه فردی عصبی را  آرام نمی‌کند. لبخند بهترین ابزار و بهترین سلاح شماست که در هم ترکیب شده‌اند. لبخندی ملیح اغلب می‌تواند شخصی را که ساکت یا درون‌گراست به ایجاد ارتباط متمایل کند. لبخند در آرامش بخشیدن به افراد عصبی یا مضطرب بسیار ارزشمند است. لبخند همچنین سلاحی موثر در برقراری ارتباط موثر است. در حالی که لبخند واقعی می‌تواند احساس گرما و امنیت ایجاد کند، لبخند خطرناک یا مغرضانه می‌تواند ایجاد دلهره و یا حتی ترس نماید.

صداقت

صداقت اغلب یکی از بزرگترین موانع برقراری ارتباط موثر است اما در عین حال از ساده ترین مسائلی است که می‌توان بر آن غلبه کرد. ارتباطات موثر تا حد زیادی مبتنی بر اعتماد است. شما باید به شخصی که با او صحبت می‌کنید اعتماد کنید تا اطلاعات صحیح را با روشی که برای وی قابل درک باشد به او ارائه دهید. صداقت باید در هر کاری که انجام می‌دهید مهم باشد و در موارد برقراری ارتباط، صداقت بهترین سیاست است. اگر به هر دلیلی نیاز به گفتن دروغ دارید، یک قدم به عقب برگردید و سریعا خود را از شرایط دور کنید. مشخص کنید که چرا احساس می‌کنید باید به طرف گفتگوی خود دروغ بگویید و سپس باید بتوانید به راحتی حرکت بعدی خود را تعیین کنید.