برای اینکه روند استخدام کارآمد شود، اداره منابع انسانی باید روشی منتخب را که برای شرکت و متقاضیان سودمند باشد در نظر گیرد.

پیش از مصاحبه:

      - با ایجاد محیط مناسب که برای تبادل اطلاعات مفید باشد، مصاحبه کارآمدی را پیش‌بینی کنید.

      - مکانی خصوصی و آرام را برای انجام مصاحبه انتخاب کنید.

      - مکانی را انتخاب کنید که جلوگیری از مزاحمت موردی در آن پیش‌بینی شده باشد.

      - هرگونه تماس تلفنی را رد کنید (تلفن همراه خود را خاموش کرده و تماس‌های تلفنی اتاق مصاحبه را در صورت وجود تلفن در حالت تعلیق درآورید).

      - مبلمان مصاحبه را از قبل تدارک دیده و موانع نشستن متقاضیان را از میان بردارید.

      - در صورت مصاحبه با متقاضیان دارای معلولیت جسمی-حرکتی، تمهیدات لازم برای راحتی آنها اعم از رفت و آمد، نشستن، و لزوم وجود یا عدم وجود همراه رعایت شود.

      - وسایل لازم برای مصاحبه و آنچه را که لازم است در اختیار متقاضیان قرار دهید، شامل اطلاعات لازم شرکت، کارت شرکت و شرایط کاری، از قبل فراهم آورید.

      - مواردی در تاریخچه کاری متقاضی را که نیاز به توضیح وی دارد مشخص کنید.

      - شکاف‌های کاری یا مواردی که نشان‌دهنده وجود ناسازگاری شغلی در تجارب قبلی متقاضی است را جهت پرسش در نظر بگیرید.

      - فرآیندی را که به بهترین وجه ممکن برای تجارت شما کار می­‌کند تعیین کنید. حداقل معیارها را برای موقعیت‌های موجود تعیین کنید و برای انتخاب متقاضیان واجد شرایط، دستورالعمل خود را رعایت کنید. فرآیند مصاحبه مشخصی را که برای همه متقاضیان استفاده خواهید کرد آماده کنید. تکنیک‌های مصاحبه منابع انسانی در بین کارفرمایان متفاوت است. با این حال، برخی شیوه‌ها در بین مصاحبه‌کنندگان و مدیران استخدام متداول است.

     - معیارهای مصاحبه خاصی برای هر یک از موقعیت‌های شغلی شرکت در نظر بگیرید. ممکن است در فرآیند استخدام، متقاضیان یک بار لازم به مصاحبه با مسئول استخدام و یک بار لازم به مصاحبه با مدیر استخدام باشند. برای پست های نظارتی، ممکن است از متقاضی خواسته شود که توسط مسئول استخدام، مدیر بخش و حتی مختصرا توسط کارمندان بخش مصاحبه شود. مصاحبه­ هایی که در قالب پانل متشکل از کارمندان منابع انسانی و کارمندان همرده انجام می‌شود ممکن است یک روش مصاحبه مناسب برای متقاضیان در سطح مدیریت باشد.

     - برای تهیه مصاحبه از متقاضی کمک بگیرید. تاریخ، زمان و مکان مصاحبه را با وی تعیین کنید. علاوه بر این، اطلاعاتی را در مورد روند مصاحبه، تعداد مصاحبه‌های لازم، و نام و عنوان افرادی که متقاضی توسط آنها مصاحبه خواهد شد را در اختیار وی قرار دهید. مسائل لجستیک همچون برنامه صبحانه یا ناهار و امکان پارک خودرو را نیز در اختیار متقاضیان قرار دهید. رعایت این موارد به متقاضی تصویری از آنچه پیش رو دارد را ترسیم می‌کند و حتی ممکن است اطلاعات کافی را برای انجام تحقیقات پیش‌زمینه در مورد مصاحبه‌کنندگان برای وی فراهم کند.

     - اگر اداره منابع انسانی شما به مصاحبه‌كنندگان اجازه می‌دهد تا سؤالات خود را مطرح كنند، زمان کافی نیز در اختیار مدیر استخدام برای طرح سوالات مربوط داده شود. سؤالاتی طرح کنید که مستقیماً با معیارهای مشخص‌شده برای پاسخگویی به نیازهای بخش مربوط باشد. سوالات استفاده­شده در مصاحبه تا حد زیادی مشخص می­کند که آیا شما اطلاعات مرتبط و موثق را برای تصمیم ­گیری در استخدام جمع کرده‌اید یا خیر.

سوالات مصاحبه:

سوالات مصاحبه باید در دستیابی به اطلاعات لازم برای ارزیابی مهارت‌های متقاضی و توانایی‌های وی در انجام وظایف شغلی مربوطه باشد. سؤالاتی را تدوین کنید که به جستجوی اطلاعات مورد نیاز برای پرکردن موقعیت مورد نظر کمک کند.

        - سؤالات خاص متقاضیان باشد؛ سؤالات براساس تجربیات گذشته آنان باشد؛ پایان سوالات باز باشد و نتیجه گیری نشود؛ سؤالات تبعیض‌گونه نباشد؛ سؤالات در راستای شغل مورد نظر باشد.

        - اطمینان حاصل کنید که سوالات پیرو قوانین «فرصت استخدام برابر» (EEO) باشد.

        - از پرسیدن سؤالاتی که احتمال غیرقانونی بودن یا تبعیض‌آمیز بودن دارند خودداری کنید.

        - از پرسیدن سؤالات درباره موضوعاتی که ممکن است دانش محدودی نسبت به آنها داشته باشید خودداری نکنید. چنین سؤالاتی به شما امکان می دهد تا تعیین کنید که آیا متقاضی می‌تواند پاسخ خود را به روشی آسان و قابل فهم برای شما بیان کند یا خیر.

        - اطلاعات ارزشمندی درباره متقاضیان را می‌توان از پرسش در مورد تجربیات تحصیلی و زندگی و یا علایق آنها کسب کرد.

        - قابل قبول است که مصاحبه‌های خود را با متقاضیان مختلف با توجه به موقعیت آنها کمی تغییر دهید و در مورد مبحثی جدید با هر متقاضی گفتگو کنید. البته بسیار مهم است که قالب کلی مصاحبه رعایت شود و از کلیه متقاضیان سؤالات کلی یکسانی پرسیده شود.

در هنگام مصاحبه:

        - خود و کسانی را که مصاحبه را انجام می‌دهند به متقاضی معرفی کنید و دستور کار مصاحبه را بیان کنید. به متقاضی اطلاع دهید که می خواهید در طول مصاحبه یادداشت‌برداری کنید تا بتوانید کلیه متقاضیان را بطور عینی ارزیابی کنید.

        - در صورت لزوم، نسخه­ هایی از رزومه و نمرات آزمون متقاضیان را در اختیار مصاحبه‌کنندگان قرار دهید. اطمینان حاصل کنید که مصاحبه‌کنندگان این اطلاعات را زمانی دریافت کنند که زمان بررسی کامل صلاحیت‌های متقاضیان را داشته باشند.

        - یادداشت­ های تمامی مصاحبه­ کنندگان، شامل مدیران و کارمندان مصاحبه‌کننده، را جمع­ آوری کنید. این یادداشت‌ها را در پرونده متقاضیان بایگانی نکنید زیرا ممکن است حاوی نظرات و ارزیابی‌هایی باشند که حاوی شخصی مصاحبه ­کنندگان باشد و در فرایند انتخاب موثر نباشند.

        - با مصاحبه­ کنندگان تماس بگیرید تا برداشت آنها را برای انتخاب فرد مناسب برای موقعیت شغلی مورد نظر جویا شوید. از آنجا که در بیشتر مصاحبه‌های شغلی از بیش از یک مصاحبه‌کننده استفاده می‌شود، بحث برای دستیابی به جمع بندی روشی ایده‌آل برای تصمیم‌گیری در مورد استخدام است. اگر نمی‌توانید به جمع بندی برسید، یک مصاحبه تکمیلی را با متقاضیان در فهرست کارهای خود قرار دهید.

در پایان مصاحبه:

         - در پایان مصاحبه بطور غیررسمی مواردی را که متقاضی در مورد سوابق خود، مدارک تحصیلی، دلایل تمایل به شغل، نقاط قوت و ضعف در مورد آن بحث کرده است خلاصه کنید. این به متقاضی فرصتی می‌دهد تا اطلاعات جدیدی را اضافه کرده یا اطلاعات گنگ یا نادرست را شفاف یا تصحیح کند.

         - از متقاضی سؤالاتی در مورد محل کار یا موقعیت خود بپرسید و به او بگویید که چه چیزی را باید انتظار داشته باشد، از جمله لزوم مصاحبه‌های بعدی.

        - در صورت داشتن هرگونه سؤال اضافی، از متقاضی دعوت کنید تا با شما تماس بگیرد و از وی بخاطر اینکه برای مصاحبه با بخش یا شرکت شما وقت خود را اختصاص داده است، تشکر کنید.

       - متقاضی را با روی گشاده و خندان بدرقه کنید و به وی اطلاع دهید که منتظر شنیدن تعیین وضعیت خود از طرف شما باشد.

برگرفته از «راهنمای مصاحبه دپارتمان استخدام»، اداره خدمات منابع انسانی، دانشگاه فلوریدا