چرا کار تیمی در مدیریت پروژه مهم است؟

تعریف کار تیمی چیست؟

کار تیمی فرایند گرد هم آوردن افراد مختلف برای تکمیل یک پروژه کارآمد و مؤثر است. بااین‌حال، هر مدیری که تیمی را مدیریت کرده باشد به شما اطمینان می‌دهد که دستیابی به کار تیمی قوی بسیار پیچیده‌تر از این تعریف اساسی است. درحالی‌که تامین منابع افراد مختلف به خودی خود یک فرآیند دشوار است. این نیاز به صبر، پشتکار، شفقت، همدلی، مهارت‌های نرم و مهارت‌های بینافردی عالی دارد.

چرا کار تیمی در مدیریت پروژه ضروری است؟

1. جریان روان پروژه‌ها

مدیریت یک پروژه به دلیل افزایش زمان‌بندی، مدیریت خواسته‌های مشتریان و جلب رضایت ذی‌نفعان درگیر، می‌تواند کار دشواری باشد. هنگامی که به‌عنوان یک تیم به طور مؤثر کار می‌کنید، می‌توانید به‌راحتی نیازهای جاری و همچنین درخواست‌های اضافی را برنامه‌ریزی و اجرا کنید و با انجام این کار نقاط عطف پروژه شما در بازه‌های زمانی برنامه‌ریزی شده برآورده می‌شود و شما پروژه را در مهلت مقرر تکمیل خواهید کرد.

2. مدیریت مؤثر منابع

هر پروژه به مقدار X از منابع مادی برای شروع اجرای پروژه نیاز دارد.  برخی از پروژه‌ها ممکن است به تعداد کمتری از منابع نیاز داشته باشند درحالی‌که برخی نیاز به سطح بالایی از تدارکات دارند. اگر تیم شما منسجم نباشد، ممکن است در مدت‌زمان کوتاهی منابع زیادی را خسته کنید. منجر به افزایش هزینه‌های تکمیل پروژه شود. از طرف دیگر، اگر به‌عنوان یک تیم کار کنید، در مورد منابع یک کار خاص و بهترین راه‌های استفاده از آن‌ها با یکدیگر مشورت خواهید کرد. این تضمین می‌کند که هیچ هزینه مازاد در طول فرایند اجرا وجود ندارد.

3. یک رویکرد خلاق را فعال می‌کند

هنگامی که اعضای تیم به یکدیگر اعتماد دارند و به‌خوبی با یکدیگر کار می‌کنند، تمایل دارند ایده‌های زیادی را به اشتراک بگذارند و در مورد جنبه‌های مختلف پروژه طوفان فکری کنند. این امر خلاقیت را تقویت می‌کند و اغلب منجر به راه‌حل‌های خلاقانه برای مشکلات مختلف پروژه می‌شود. همچنین، هر ایده منحصربه‌فردی که تولید می‌شود ممکن است منجر به توسعه استراتژی‌های بهتر برای تکمیل پروژه در زمان برنامه‌ریزی شده شود. فراموش نکنیم که هر یک از اعضای تیم شما دانش زیادی دارند. با همکاری مؤثر، از یکدیگر یاد خواهید گرفت و به نتایج خلاقانه‌ای دست خواهید یافت.

4. ریسک‌پذیری را  بهبود می‌بخشد
   "وحدت قدرت است."

یک ضرب‌المثل قدیمی که ما به خوبی از آن آگاه هستیم.

مدیریت یک پروژه و کار با هم به عنوان یک تیم به شما قدرت و اشتها برای ریسک کردن می‌دهد. معمولاً وقتی به تنهایی کار می‌کنید این امر قابل قبول نیست زیرا ترس از شکست در شما ایجاد می‌شود و گاهی اوقات ممکن است شکست بخورید. بااین‌حال، کار تیمی از هر یک از اعضای تیم پشتیبانی می‌کند تا ریسکی که انجام می‌دهید از بین نرود. قابل‌درک است که مدیریت ریسک مؤثر بخشی از کار یک مدیر پروژه است. اگر بتوانید تیم خود را گرد هم بیاورید، به راحتی می‌توانید تمام خطراتی را که با آن روبرو هستید کاهش دهید.

5. حل تعارض را بهبود می‌بخشد

انسان ها می‌جنگند.همین امر در مدیریت پروژه نیز صدق می‌کند. شما اعضای تیمی از طبقات مختلف خواهید داشت، بنابراین تعجبی ندارد که شاهد اختلافات باشید. اما وقتی تفاهم خوبی بین اعضای تیم ایجاد شده باشد، تحلیل و از بین بردن تعارض برای مدیر پروژه بسیار آسان می‌شود.

6. اعتماد ایجاد می‌کند

اعتماد اصلی یا سنگ بنای هر رابطه است. چه شخصی باشد چه حرفه‌ای. کار تیمی مبتنی بر اعتماد بین هر یک از اعضای تیم منجر به یک محیط کار سالم و روابط بینافردی می‌شود. اعضای تیم اعتماد اغلب از طریق موانع متعدد به یکدیگر کمک می‌کنند، که منجر به بهره‌وری بالاتر می‌شود. اعتماد به توانایی‌های فردی را افزایش می‌دهد.

7. نقاط قوت مختلف را برای هدف مشترک ترکیب می‌کند

هر یک از اعضای تیم مجموعه‌ای از مهارت‌ها را دارد که در آن‌ها کاملاً خوب است. یکی ممکن است در برنامه‌ریزی عالی باشد درحالی‌که دیگری ممکن است در هماهنگی تیمی، کار عالی انجام دهد. با کار تیمی خوب، می‌توانید تمام این مجموعه‌های مختلف مهارت‌ها را در کنار هم بیاورید تا به اهداف پروژه به طور مؤثر دست پیدا کنید. اگرچه ممکن است فکر کنید که نظرات مختلف می‌تواند منجر به تعارض شود، اما در واقعیت، آن‌ها دیدگاه‌های متفاوتی را برای نزدیک شدن به مشکلات، ایجاد استراتژی‌ها و حتی فرصت‌های جدید ارائه می‌دهند.

8. مسئولیت‌پذیری را افزایش می‌دهد

هر روز بهترین روز ما نیست. گاهی اوقات، ما نمی‌خواهیم بهترین‌هایمان را به کار گیریم و تنبل باشیم. بااین‌حال، تیمی که با هم با احترام متقابل کار می‌کند، هر یک از اعضا را وادار می‌کند تا در قبال وظایف انجام شده پاسخگو بمانند. این نه تنها برای اعضای تیم پروژه بلکه برای سهام‌داران درگیر در آن نیز صدق می کند.

9. اجرای پروژه را بهبود می‌بخشد

باید تعجب‌آور باشد که کار تیمی خوب اجرای پروژه را بهبود می‌بخشد. سرعت انجام هر کار را افزایش می‌دهد، که اگر به تنهایی کار می‌کنید امکان پذیر نخواهد بود. مجموعه مهارت‌های مختلف در کنار هم این امکان را فراهم می‌کند.

10. بازخوردهای مؤثر

ممکن است تمام داشبوردهای پروژه، بررسی خودکار و نظارت را برای پیگیری پیشرفت تیم تنظیم کرده باشید. بااین‌حال، بهترین بازخورد، بازخوردی است که شما به طور غیررسمی و در طول فعالیت‌های روزمره می‌دهید و می‌گیرید. این تنها زمانی امکان‌پذیر است که اعتماد کافی در بین اعضای تیم وجود داشته باشد. همچنین می‌توانید جلسات منظمی ایجاد کنید و بهترین نتایج را از آن‌ها بگیرید زیرا هر یک از اعضای تیم مایل به شرکت بدون هیچ تردیدی هستند. مدیران پروژه همچنین می‌توانند به تیم اطلاع دهند که نسبت به بازخوردهایی که از یکدیگر و همچنین سهام‌داران و مشتریان دریافت می‌کنند، محتاط باشند.

به گفته جسیکا یولوا، مدیر انجمن در MyPerfectResume، "وقتی صحبت از مدیریت پروژه می‌شود، دو نفر بهتر از یک نفر فکر می‌کنند و وقتی به‌عنوان یک تیم کار می‌کنید، می‌توانید مشکلات را بهتر پیش‌بینی کنید و راه‌حل‌های موثرتری پیدا کنید. یک نکته خوب این است که وظایف را بر اساس نقاط قوت، دانش و مهارت‌های تیم خود تعیین کنید. این همچنین باعث می‌شود که اعتماد کنید که تیم شما کار بزرگی انجام می‌دهد و ایده‌هایی را ارائه می‌کند که فقط آن‌ها می‌توانند به ذهنشان برسند، در حالی که شما روی چیزهایی که در آن‌ها مهارت دارید تمرکز می‌کنید".

11. مشکلات پیچیده را به راحتی حل کنید

مواجهه با مشکلات پیچیده در هر پروژه‌ای اتفاق می‌افتد و هر مدیر پروژه‌ای که فکر می‌کند به‌تنهایی می‌تواند از عهده آن برآید با فاجعه روبرو خواهد شد. برای حل مشکلات پیچیده به تیم خود نیاز دارید. وقتی کارگروهی خوبی دارید، کارشناسان موضوع شما بلافاصله وارد میدان می‌شوند تا توپ را به دست بیاورند. همان‌طور که قبلاً ذکر شد، کار تیمی ایده‌های منحصربه‌فرد و خلاقانه‌ای را برای حل مشکلات ایجاد می‌کند. همین امر را می‌توان در مورد هر مشکل پیچیده‌ای با ریسک بزرگ اعمال کرد.

12. به‌راحتی درخواست‌های جدید را تفویض کنید

هر کار در یک پروژه به کار دیگری وابسته است. بااین‌حال، درخواست‌های موردی یک روز در میان در یک پروژه اتفاق می‌افتد. این درخواست‌ها باعث افزایش بار روی تیم و همچنین افزایش وابستگی‌ها می‌شود. وقتی کار تیمی قوی در حال انجام است، این فرایند واگذاری وظایف جدید چندان سخت نخواهد بود؛ زیرا تیم مایل است کار  بیشتری برای پروژه انجام دهد.

13. همه خود را مسئول اجرای پروژه می‌دانند

اغلب تصور می‌شود که یک سرنخ خوب برای انجام به‌موقع کار ضروری است. بااین‌حال، این دور از واقعیت است. در تیم‌های تعاملی همه وظایف خود را کاملاً بر عهده دارند و بنابراین، نیاز واقعی به یک رهبر مدیریت خرد وجود ندارد. فقط مدیر پروژه می‌تواند تمام جزئیات کار در حال اجرا را ردیابی کند و در صورت لزوم ارتباط برقرار کند.

امروز برای دستیابی به یک کار تیمی قوی تلاش کنید. همان‌طور که می‌بینید اینها دلایل و مزایای زیادی برای ایجاد کار تیمی خوب هستند. اگر می‌خواهید کارها را سریع‌تر انجام دهید و سرعت پروژه‌هایتان را بهبود ببخشید، از همین امروز روی آن کار کنید. ممکن است بخواهید با پاسخ‌دادن به سؤالاتی شروع کنید: "برای بهبود کیفیت کار تیمی چه کاری می‌توانم انجام دهم؟" یا "چگونه می‌توانم این همه افراد مختلف را دور هم جمع کنم؟"

لازم به ذکر است مرکز آموزش بازرگانی فارس مرجع تخصصی آموزش‌های کسب‌و‌کار، بازرگانی و مدیریت پروژه ارائه‌دهندۀ آخرین و جدیدترین استراتژی‌ها و روش‌ها در حوزۀ کسب‌و‌کار است و  با طراحی دوره‌های آموزشی تخصصی افراد را برای ورود به این حوزه‌ها آماده می‌سازد. اگر مایل به دریافت اطلاعات و یا اخذ دوره‌های آموزشی مرتبط هستید پیشنهادها و نظرات خود را با ما در اینجا به اشتراک بگذارید.