نحوه ارزیابی و مدیریت عملکرد کارکنان

ارزیابی عملکرد چیست؟

ارزیابی عملکرد یک بررسی جامع از عملکرد شغلی یک کارمند بر اساس معیارهای خاص، مانند شرح شغل آن‌ها است. یک مدیر به مهارت‌ها، دستاوردها و کار یک کارمند در یک دوره خاص نگاه می‌کند و تعیین می‌کند که آیا کارمند انتظارات را برآورده می‌کند.

نحوه پیگیری و مدیریت عملکرد کارکنان

شما می‌توانید عملکرد کارکنان خود را به روش‌های مختلفی از جمله نرم‌افزارها، چک لیست‌ها و فرم‌ها ردیابی و مدیریت کنید. در حالی که ممکن است فقط یک یا دو بار در سال با کارمندان خود برای بررسی رسمی بنشینید، ارزیابی‌های شما باید یک فرآیند مداوم باشد تا دیدی جامع از فعالیت‌ها و پیشرفت ماهانه کارمندان خود به دست آورید.

قبل از شروع ارزیابی عملکرد کارکنان خود، انجام مراحل زیر می‌تواند مفید باشد:

اطمینان حاصل کنید که شرح شغل به روز شده است. شرح شغل به روز به شما کمک می‌کند تا ارزیابی دقیقی بر اساس مسئولیت‌های فعلی کارمند ارائه دهید.

انتظارات عملکرد را به روز کنید. در نتیجه به روز رسانی شرح شغل آن‌ها، انتظارات شما از عملکرد یک کارمند نیز باید تغییر کند زیرا عملکردهای مختلف شغلی نتایج متفاوتی دارند. تعیین انتظارات روشن برای کارکنان بسیار مهم است. اهداف قبلی را بررسی کنید. تعیین کنید که آیا کارمند به اهداف تعیین شده، استانداردهای عملکرد و اهداف ارزیابی قبلی خود رسیده است یا خیر. اگر این کار را نکردند، در جلسه ارزیابی خود درباره علت آن صحبت کنید.

نرم افزار مدیریت عملکرد

نرم افزار مدیریت عملکرد یک روش محبوب برای ردیابی و مدیریت عملکرد کارکنان است. نرم افزار مدیریت عملکرد یک پایگاه مرکزی را فراهم می‌کند که در آن شما و تیم مدیریتتان می‌توانید اطلاعات مربوط به عملکرد کارکنان را وارد کرده و ردیابی کنید و در طول بررسی به راحتی به آن دسترسی داشته باشید.

در زیر برخی از نرم‌افزارهای مدیریت عملکرد آورده شده است:

Paycor:  ابزارهای ضروری را برای پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت عملکرد مستمر فراهم می‌کند. این پلتفرم شامل نرم‌افزار مدیریت افراد است که به شما امکان می‌دهد اهداف عملکردی، جمع‌آوری بازخورد کارمندان، راه‌اندازی نظرسنجی‌های کارکنان، استفاده از گزارش‌های تحلیلی کارکنان و اجرای بررسی‌های عملکرد را در اختیار داشته باشید.

BambooHR:  بازخورد چند رتبه‌بندی، ابزار مدیریت هدف، یادآوری‌های خودکار و ابزار ماتریس بصری را ارائه می‌دهد که نشان می‌دهد چگونه کارمندان شما در کنار هم قرار می‌گیرند با سایر نرم افزارهای HR  به خوبی ادغام می‌شود.

Cornerstone : یک سیستم مدیریت عملکرد خودکار و کاربرپسند است که به تیم شما اجازه می‌دهد تا در یک فرآیند بازبینی قابل تنظیم شرکت کند. همچنین به شما امکان می‌دهد با یکدیگر ارتباط برقرار کنید.

UKG:  یک ابزار مدیریت عملکرد با گزارشات داده‌های جامع است که به تیم شما کمک می‌کند تا بهره‌وری را افزایش دهد.

10 عامل برای ارزیابی عملکرد کارکنان

تعیین نحوه ارزیابی کارکنان می‌تواند چالش‌برانگیز باشد، به خصوص اگر آن‌ها وظایف مختلفی را انجام دهند. در اینجا 10 عامل مهمی که باید هنگام ارزیابی کارمندان خود در نظر بگیرید آورده شده است.

1. کیفیت کار

کار کارمند را در طول دوره ارزیابی بررسی کنید. خوب انجام شد؟ کامل بود؟ آیا تمام جزئیات در نظر گرفته شده است؟ آیا اشتباهاتی وجود داشت؟ بازخورد مشتریان یا اعضای تیم را در مورد کیفیت کار کارمند در نظر بگیرید و تعیین کنید که آیا کار کارمند با استانداردهای کسب و کار شما مطابقت دارد یا خیر.

2. اجرا

ارزیابی کنید که کارمند شما چقدر وظایف را سازماندهی، برنامه‌ریزی و تکمیل می‌کند. چگونه زمان خود را مدیریت می‌کنند. چقدر خلاق هستند و چگونه با اعضای تیم خود ارتباط برقرار می‌کنند. آیا آن‌ها تا حد زیادی خودکفا هستند و می‌توانند کار خود را به موقع انجام دهند یا به کمک یا نگهداری قابل توجهی نیاز دارند؟ آیا کار آن‌ها سطح بالا در نظر گرفته می‌شود؟

3. پیشرفت

به عملکرد کارمند در دوره ارزیابی نگاه کنید. آیا آن‌ها به اهداف خود از ارزیابی قبلی خود رسیده‌اند؟ آیا آن‌ها در نقش خود رشد کرده‌اند؟ آیا آن‌ها مهارت‌های جدیدی کسب کرده‌اند؟ انتظار رشد مثبت و پیشرفت حرفه‌ای بین ارزیابی‌ها منطقی است.

4. سازگاری

آیا کارمند با تغییرات مثبت برخورد می‌کند؟ آیا آن‌ها پذیرای ایده ها یا تغییرات جدید هستند؟ آیا آن‌ها توانایی اصلاح سبک کاری یا فرآیندهای خود را نشان می‌دهند؟ در نظر بگیرید که کارمند چگونه به اهداف قبلی که با آن‌ها تعیین کرده اید پاسخ می‌دهد - آیا آن‌ها تنظیمات لازم را برای رسیدن به اهداف خود انجام داده‌اند؟

5. ابتکار عمل

ارزیابی کنید که چگونه کارمند اهداف و مسئولیت‌های خود را دنبال می‌کند. آیا دستیابی به اهداف خود را بر عهده می‌گیرند یا نیاز به انگیزه دارند؟ آیا آن‌ها برای مقابله با اهداف یا مسئولیت‌های جدید اشتیاق نشان می‌دهند؟ آیا آنها تمایل به برتری در شغل خود را نشان می‌دهند؟

6. ارتباطات

آیا کارمند افکار و ایده‌های خود را به طور موثر به اشتراک می‌گذارد؟ آیا آن‌ها خوب به صحبت‌های دیگران گوش می‌دهند؟ چقدر خوب جهت و بازخورد را دریافت می‌کنند؟ آیا آن‌ها می‌توانند به وضوح افکار خود را در گفتار و نوشتن بیان کنند؟

7. دانش شغلی

آیا کارمند سطح قابل قبولی از دانش را در رابطه با نقش خاص خود نشان می دهد؟ آیا دانش فنی، اداری یا تخصصی لازم برای عملکرد خوب را دارند؟ آیا آن‌ها مایلند و می‌توانند مهارت‌های شغلی خود را گسترش دهند؟

8. حل مسئله و تصمیم‌گیری

آیا کارمند می‌تواند به طور موثر یک مشکل را شناسایی کرده و راه حل مناسب را ابداع کند؟ آیا آن‌ها می‌توانند به سرعت تصمیم بگیرند و اجرا کنند؟ در مواجهه با مشکلات چگونه برخورد می‌کنند آیا آن‌ها می‌توانند در صورت لزوم از کمک دیگران استفاده کنند ؟

9. برنامه‌ریزی و سازماندهی

آیا کارمند سازماندهی شده و به طور مداوم آماده کار است؟ آیا می‌توانند مسئولیت‌های روزانه، هفتگی و بلندمدت خود را شناسایی و اولویت‌بندی کنند؟ آیا آن‌ها به طور مرتب ضرب‌الاجل خود را رعایت می‌کنند؟ آیا آن‌ها به طور موثر زمان خود را مدیریت می‌کنند؟

10. کار تیمی

آیا کارمند با سایر کارمندان خوش‌برخورد و مودب است؟ آیا آن‌ها در فعالیت‌های تیمی خوب کار می‌کنند؟ آیا آن‌ها نگرش حرفه‌ای و مثبت نشان می دهند؟ آیا آن‌ها می‌توانند به خوبی با دیگران ارتباط برقرار کنند و همکاری کنند؟ آیا آن‌ها روابط تجاری سالمی را حفظ می‌کنند؟

چرا ردیابی عملکرد کارکنان مهم است؟

هنگام مدیریت یک محل کار، باید بدانید که کارمندان شما چگونه عمل می‌کنند، با چه چیزهایی دست و پنجه نرم می‌کنند، چه کاری را خوب انجام می‌دهند و چگونه در نقش‌های خود رشد می‌کنند. به این ترتیب، می‌توانید به درستی به کار خوب پاداش دهید و کمک و منابعی را برای کسانی که ممکن است دچار مشکل هستند فراهم کنید. اگر برای پیگیری عملکرد کارکنان وقت نگذارید، ممکن است متوجه نشوید که برخی از کارگران شما با وظایف کلیدی خود دست و پنجه نرم می‌کنند و به زودی شرکت را ترک می‌کنند، زیرا به طور منصفانه از آن‌ها قدردانی نشده است.

نانسی میچیلی، مربی عملکرد و مدیر سابق پروژه‌ها در Paton Engineers and Constructors، گفت: «کارکنان مهم‌ترین دارایی یک شرکت هستند. "برنامه‌های عملکرد کارکنان کمتر در مورد ردیابی عملکرد کارکنان است و بیشتر فرصتی برای توسعه کارمند و ارائه بازخورد با کیفیت برای رشد آن‌ها است."

مزایای ردیابی عملکرد کارکنان

از جمع‌آوری اطلاعات کلیدی در مورد اعضای تیم تا افزایش رضایت کارکنان، ردیابی عملکرد کارکنان شما مزایای قابل توجهی دارد. زمانی که کارمندان بدانند که رفتار و عملکرد آن‌ها مورد بررسی قرار می‌گیرد، کارمندان موفق می‌شوند تمرکز بیشتری داشته باشند که این امر بهره‌وری کلی کسب و کار را افزایش می‌دهد.

مزایای ردیابی عملکرد کارکنان شامل موارد زیر است:

ردیابی عملکرد کارکنان باعث افزایش کارایی می‌شود. ارزیابی عملکرد و پیشرفت کارمندان به شما و تیمتان بینش لازم را برای تعیین اهداف و رفع مشکل می‌دهد. این هم می‌تواند کار یک کارمند را بهبود بخشد و ارزیابی عملکرد به کارمندان نشان می‌دهد که کارشان دیده می‌شود و برایشان ارزش قائل می‌شوند و  آن‌ها را تشویق کند تا برای رسیدن به اهداف شرکت و همچنین اهداف فردی‌شان سخت‌تر تلاش کنند.

ردیابی عملکرد کارکنان به شناسایی نقاط قوت و ضعف کمک می‌کند. شما می خواهید ببینید که کارمندان و کسب و کار شما در کجا عملکرد خوبی دارند و در کجا کوتاهی می کنید. بررسی منظم عملکرد کارکنان ابزاری عالی برای ارائه این اطلاعات است، به خصوص که ممکن است الگوهایی را در عملکرد چندین کارمند مشاهده کنید و مشکلات گسترده را برطرف کنید.

بررسی عملکرد کارکنان، عملکرد برتر و کسانی را که به کمک نیاز دارند، نشان می‌دهد. وقتی مدیریت افراد با عملکرد بالا یا پایین را نادیده می‌گیرد، کارمندان ناامید می شوند.  ردیابی عملکرد کارکنان ارتباط بهتری ایجاد می‌کند. ارزیابی‌های منظم کارمندان می‌تواند مسیر ارتباطی را که در غیر این صورت با کارمندان خود نداشتید باز کند. بررسی سالانه فرصتی عالی برای نشستن و تماس با یک کارمند در مورد نقش خود و هرگونه تغییری که تجربه کرده یا انتظار دارد، مانند ارتقاء یا تعدیل مسئولیت است.

در پایان لازم به ذکر است که مرکز آموزش بازرگانی فارس به عنوان مرجع تخصصی آموزش‌های کسب‌و‌کار و بازرگانی شما را از آخرین و جدیدترین اطلاعات روز در عرصۀ کسب‌و‌کار و بازاریابی مطلع می‌نماید و با طراحی دوره‌های آموزشی تخصصی فروش، بازاریابی، بازرگانی، مدیریت، مدیریت پروژه و ... شما را جهت ورود به بازار کسب‌و‌کار و تجارت بین‌الملل آشنا می‌سازد. در دورۀ جامع مهارت‌های حرفه‌ای مدیران منابع انسانی مرکز آموزش بازرگانی فارس با جذب ، استخدام و بکارگماری نیروی انسانی، طبقه بندی مشاغل و سیستم پرداخت متغیر، ارزیابی عملکرد کارکنان  و  سیستم‌های انگیزشی و افزایش کارآمدی منابع انسانی آشنا خواهید شد. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد این دوره بر روی این لینک کلیک کنید.