انتشار : دوشنبه 6 مهر 1405
11 بازدید
ایمیل تجاری انگلیسی با یک خطاب درست (Dear + عنوان + نام خانوادگی)، یک جملهی آغازین که هدف پیام را همان لحظه روشن میکند و یک پایان مودبانه همراه با درخواست مشخص، حرفهای به نظر میرسد. پنج عبارت آغازین مثل «I'm writing to follow up on» و پنج عبارت پایانی مثل «Thank you for your time and consideration» تقریباً تمام موقعیتهای کاری روزمره را پوشش میدهند. در این مقاله هر ده عبارت را با ترجمه، لحن مناسب، موقعیت استفاده و اشتباههای رایج فارسیزبانها بررسی میکنیم.
در صورت علاقمندی پیشنهاد میکنیم به صفحه آموزش های زبان انگلیسی بازرگانی مرکز آموزش بازرگانی فارس سر بزنید.
یک ایمیل تجاری استاندارد هفت بخش دارد: موضوع (Subject)، خطاب (Salutation)، جملهی آغازین (Opening line)، بدنه (Body)، جملهی پایانی (Closing line)، عبارت خداحافظی (Sign-off) و امضا (Signature). شروع و پایان در واقع چهار بخش از این هفت بخش را میسازند و بدنه فقط یک تکه از ماجراست.
خیلی از آموزشها مستقیم سراغ فهرست جملهها میروند و فرق «جملهی پایانی» با «عبارت خداحافظی» را توضیح نمیدهند. همین باعث میشود کاربر دو چیز متفاوت را با هم قاطی کند. جملهی پایانی یک جملهی کامل است و کار مشخصی انجام میدهد؛ مثلاً درخواست پاسخ یا تشکر. عبارت خداحافظی یکی دو کلمه است که بالای اسم شما مینشیند، مثل Kind regards.
چون خوانندهی شلوغ اول جملهی آغازین را میخواند تا بفهمد ایمیل به او مربوط است، بعد مستقیم میپرد سراغ پایان تا ببیند از او چه میخواهید. بدنه اغلب فقط زمانی خوانده میشود که این دو نقطه او را قانع کرده باشند. دادهها هم همین را نشان میدهند.
شرکت Boomerang در تحلیل بیش از ۳۵۰ هزار رشتهایمیل دید ایمیلهایی که با شکلی از تشکر تمام شدهاند نرخ پاسخ حدود ۶۲ درصد داشتند، در حالی که ایمیلهای بدون تشکر به ۴۶ درصد رسیدند. نرخ پایهی کل نمونه ۴۷٫۵ درصد بود. عبارت «Thanks in advance» با ۶۵٫۷ درصد بالاترین نرخ را گرفت و «Best» با ۵۱٫۲ درصد جزو ضعیفترینهای پرتکرار بود. یک نکتهی مهم: نمونهی این تحلیل عمدتاً ایمیلهایی بود که کسی در آنها کمک میخواست، پس نتیجه را برای هر ایمیلی تعمیم ندهید. برای درخواستها درست است، برای اطلاعرسانی ساده لزوماً نه.
پژوهش قدیمیتر آدام گرانت و فرانچسکا جینو (۲۰۱۰) هم همین منطق را نشان میدهد. وقتی ایمیل درخواست بازخورد با جملهی قدردانی همراه بود، احتمال کمک گرفتن از گیرنده تقریباً دو برابر شد. یعنی پایان ایمیل یک تعارف نیست، یک ابزار است.
خطاب استاندارد این است: Dear + عنوان (Mr/Ms/Dr) + نام خانوادگی، و بعد یک کاما. اگر شخص را میشناسید و او خودش با اسم کوچک امضا میکند، Dear Sara یا Hi Sara هم درست است. اگر نام گیرنده را پیدا نکردید، «Dear Hiring Manager» یا «Dear Sales Team» از «Dear Sir or Madam» بهتر است، چون به یک نقش مشخص خطاب میکند.
قبل از رفتن سراغ ده عبارت، سه نکته را دربارهی خطاب حل کنیم، چون بیشترین اشتباه فارسیزبانها همینجاست:
یک تفاوت ظریف هم بین انگلیسی بریتانیایی و آمریکایی هست. در بریتانیا معمولاً بعد از Mr و Ms نقطه نمیگذارند (Mr Karimi) و در آمریکا میگذارند (Mr. Karimi). هر کدام را انتخاب کردید، در کل ایمیل ثابت نگه دارید.
پنج عبارت آغازین پرکاربرد اینها هستند:
هر کدام یک موقعیت مشخص را پوشش میدهد و با هم تقریباً همهی ایمیلهای کاری معمول را میبندند.
این جمله وقتی مناسب است که با گیرنده سابقهی مکاتبه دارید و میخواهید لحن را گرم کنید بدون اینکه چیزی از وقتش بگیرید. نسخهی معروفتر آن، «I hope this email finds you well»، آنقدر در ایمیلهای انبوه تکرار شده که خیلی از گیرندهها آن را نشانهی ایمیل قالبی میبینند. نسخهی کوتاهتر طبیعیتر است.
اشتباه رایج ما فارسیزبانها «I hope you are fine» است. از نظر گرامری غلط نیست، ولی در گوش یک انگلیسیزبان بیشتر شبیه احوالپرسی از کسی است که مریض بوده. «Well» انتخاب امنتری است. اگر به گیرنده اولین بار ایمیل میزنید، این جمله را کلاً حذف کنید و مستقیم سراغ هدف بروید، چون احوالپرسی از غریبه بیمعناست.
بهترین انتخاب برای ایمیلهایی است که بیجواب ماندهاند یا بعد از یک جلسه فرستاده میشوند. مثال: «I'm writing to follow up on the quotation I sent on 12 March.» نکتهی کلیدی این است که موضوع پیگیری را دقیق بنویسید. جملهی «Just following up» بدون توضیح، فشار میآورد و اطلاعاتی نمیدهد.
آمار پیگیریها را جدی بگیرید. تحلیل Backlinko روی ۱۲ میلیون ایمیل برونسازمانی نشان داد میانگین نرخ پاسخ فقط ۸٫۵ درصد است و یک پیگیری، پاسخها را حدود ۶۵٫۸ درصد بالا میبرد (عدد را از منابعی گرفتهام که به این تحلیل ارجاع دادهاند، نه از خود گزارش). یعنی اگر بعد از یک ایمیل جواب نگرفتید، مشکل معمولاً پیام نیست، ندیده شدن است. یک پیگیری مودبانه پس از سه تا پنج روز کاری منطقی است.
وقتی جواب کسی را میدهید، همین جمله بهترین شروع است. کوتاه است، صمیمانه است و نشان میدهد پاسخ او را جدی گرفتهاید. مثال: «Thank you for getting back to me so quickly. I've reviewed the specifications and have two questions.»
اگر پاسخ دیر رسیده بود، مثلاً بعد از دو هفته، «Thank you for getting back to me» هنوز کار میکند و لازم نیست خودتان را ملامت کنید. فقط از «Thanks for your late reply» پرهیز کنید، چون تیکهی پنهان دارد. اگر خودتان دیر جواب میدهید، به جای عذرخواهی طولانی بنویسید: «Apologies for the delayed reply.» و بلافاصله سراغ محتوا بروید.
مخصوص اولین ایمیل به کسی است که نمیشناسیدش. مثال: «I'm reaching out regarding your listing for bulk saffron suppliers on Alibaba.» دو اتفاق باید در همان جمله بیفتد: یکی اینکه معلوم شود چرا دقیقاً به این آدم ایمیل زدهاید، و دیگری اینکه موضوع در چند کلمه گفته شود.
خیلیها در ایمیل اول از خودشان و شرکتشان سه خط مینویسند و هدف را در خط پنجم میگذارند. این کار ایمیل را بیجواب میگذارد. اول هدف، بعد معرفی کوتاه. اگر همان ابتدای ایمیل معلوم نشود چه میخواهید، گیرنده ایمیل را آرشیو میکند.
این عبارت بعد از تماس تلفنی، جلسه یا مذاکرهی حضوری مینشیند و ایمیل را به یک رویداد واقعی وصل میکند. مثال: «Following our call on Tuesday, I'm attaching the revised proposal.» ذکر روز یا تاریخ مهم است، چون گیرنده در روز دهها تماس دارد و باید بتواند سریع بفهمد کدام یک را میگویید.
این جمله یک مزیت پنهان دارد: مدرک میسازد. اگر بعداً دربارهی توافق شفاهی اختلافی پیش بیاید، ایمیلی که بلافاصله بعد از جلسه فرستاده شده و مواد توافق را خلاصه کرده، ارزش زیادی دارد.
پنج عبارت پایانی مؤثر اینها هستند
چهار مورد اول جملهی پایانیاند و مورد آخر امضای ایمیل تجاری انگلیسی شماست؛ باید هر دو دسته را در ایمیل داشته باشید.
برای ایمیلهایی مناسب است که چیزی از گیرنده میخواهید و سنگیناند: درخواست شغل، پیشنهاد همکاری، ارسال پروپوزال. رسمی و امن است. برای پیامهای روزمرهی داخلی سنگین به نظر میرسد؛ در چت تیمی این جمله را کسی نمینویسد.
یک نکته دربارهی «Thanks in advance». آمار Boomerang بهترین نرخ پاسخ را به آن داد، ولی بعضی گیرندهها آن را کمی امری و تحمیلی میخوانند، انگار جواب را از قبل گرفتهاید. اگر رابطه رسمی است یا طرف مقابل بلندپایه است، «Thank you for your time» یا «I would be grateful for your help» ایمنتر است.
این جمله در را باز میگذارد، ولی حواستان باشد که جایگزین درخواست مشخص نشود. اگر نیاز به جواب دارید، فقط این جمله کافی نیست، چون به گیرنده اجازه میدهد پاسخ ندهد. آن را وقتی بنویسید که ایمیل اطلاعرسانی است و اقدام فوری از او نمیخواهید.
نسخههای جایگزین: «Feel free to reach out if anything is unclear.» که غیررسمیتر است، و «Please do not hesitate to contact me.» که رسمیتر و کمی کلیشهای است. همینجا یک هشدار: بعضی افراد اینها را پشت سر هم مینویسند («Please let me know if you have any questions, and do not hesitate to contact me»). یکی کافی است.
کلاسیکترین پایان ایمیل رسمی است. دام گرامری معروفش را بشناسید: بعد از «look forward to» باید فعل با ing بیاید، نه شکل ساده. «I look forward to hear from you» غلط است و «I look forward to hearing from you» درست. چون در اینجا to حرف اضافه است، نه بخشی از مصدر.
این جمله وقتی خوب کار میکند که پاسخ واقعاً مورد انتظارتان باشد. اگر ایمیل فقط برای اطلاع است، نوشتنش تناقض دارد؛ در این حالت بنویسید «Let me know if anything needs adjusting.» یا اصلاً چیزی نگذارید.
قویترین جملهی پایانی در این فهرست است، چون تنها جملهای است که هم درخواست دارد، هم مهلت. گیرنده میداند دقیقاً چه کاری بکند و تا کی. مثال: «Could you please confirm the delivery date by Thursday, 5 June?» ذکر روز و تاریخ با هم، از ابهام تقویم و اختلاف منطقهی زمانی جلوگیری میکند.
مهلت را منطقی بگذارید. «By tomorrow» برای درخواستی که نیاز به بررسی دارد، فشار به حساب میآید. اگر واقعاً فوری است، دلیلش را در یک جمله بگویید: «We need your confirmation by Thursday to secure the shipping slot.» دلیل، مهلت را از دستور به درخواست تبدیل میکند.
این عبارت خداحافظی برای اکثر ایمیلهای تجاری بهترین انتخاب پیشفرض است: نه سرد است، نه بیش از حد صمیمی. یک کاما بعد از آن بگذارید و اسم خود را در خط بعد بنویسید. بریتانیاییها Kind regards را بیشتر دوست دارند و آمریکاییها Best regards یا فقط Best را؛ هر دو در محیط کاری بینالمللی پذیرفتهاند.
«Regards» تنها، بدون قید، در بعضی فرهنگهای کاری سرد و حتی کمی تند خوانده میشود، مخصوصاً وقتی بعد از یک بحث تنشدار آمده باشد. یک کلمهی «Kind» یا «Best» هزینهای ندارد و تفاوتش محسوس است.
قاعدهی سنتی آکسفورد این است: اگر نام گیرنده را با Dear Mr Smith نوشتید، با Yours sincerely تمام کنید؛ اگر با Dear Sir or Madam شروع کردید، با Yours faithfully. این قاعده هنوز در نامههای رسمی بریتانیایی رعایت میشود، ولی در ایمیل روزمره کمتر. خلاصهاش را در جدول ببینید.
اگر مطمئن نیستید، Kind regards تقریباً همیشه جواب میدهد. فقط در مکاتبات دولتی، حقوقی یا با نهادهای بسیار سنتی سراغ Yours sincerely و Yours faithfully بروید.
عبارتهای زیر معمولاً بدون قصد بد استفاده میشوند ولی برداشت بدی میسازند. بیشترشان ترجمهی مستقیم از فارسی یا کلیشههای ایمیلهای انبوهاند:
اصل کلی: هر عبارتی که مثل قالب آماده به نظر میرسد، یک بار با کلمات خودتان بازنویسیاش کنید. ایمیلی که انسانی خوانده شود، بیشتر جواب میگیرد.
فرض کنید مدیر فروش یک شرکت تولید خشکبار در شیراز میخواهد برای یک خریدار ترکیهای که در نمایشگاه ملاقات کرده ایمیل بزند. (این سناریو فرضی است و برای نشان دادن ساختار استفاده میشود.) این ایمیل باید یادآوری ملاقات، پیشنهاد مشخص و درخواست گام بعدی را در چند خط جا بدهد.
Subject: Follow-up: pistachio samples after Istanbul Food Expo
Dear Mr Yilmaz,
Following our conversation at the Istanbul Food Expo on Tuesday, I'm writing to share the product specifications and price list you requested.
I've attached two documents: the technical sheet for our Grade A pistachios and a quotation for 2 tonnes, FOB. Samples of 500 g can be shipped to your office within five working days.
Could you please confirm the delivery address for the samples by Friday, 6 June? I'll arrange dispatch as soon as I hear from you.
Thank you for your time. I look forward to hearing from you.
Kind regards,
Sara Rahimi
Sales Manager | Example Nuts Co.
به ساختار نگاه کنید: خطاب با نام خانوادگی، جملهی آغازین (عبارت ۵) که به رویداد واقعی وصل میشود، بدنهای که فقط دو خبر دارد، درخواست مهلتدار (عبارت ۹)، تشکر و انتظار پاسخ (عبارت ۸) و خداحافظی (عبارت ۱۰). بدون احوالپرسی اضافه، ایمیل کمتر از صد کلمه است.
برای انتخاب سریع، ترکیبهای زیر را ببینید. این ترکیبها فقط نقطهی شروعاند؛ لحن را با توجه به فرهنگ کاری طرف مقابل تنظیم کنید.
کاما بگذارید: «Dear Mr Karimi,». در انگلیسی آمریکایی کولن (Dear Mr. Karimi:) هم برای ایمیلهای خیلی رسمی رایج است، ولی کاما در همه جا پذیرفته است. بعد از خطاب، ایمیل را در خط جدید شروع کنید و حرف اول را بزرگ بنویسید.
در اولین ایمیل و در ارتباط با شخص بالادست، Dear بنویسید. اگر گیرنده در ایمیلهای قبلی با Hi شروع کرده، شما هم میتوانید همان را بنویسید. قاعدهی سرانگشتی: لحن خود را با لحن گیرنده همسطح کنید، نه پایینتر.
نه. اگر با گیرنده آشنا نیستید یا ایمیل فوری است، احوالپرسی اضافه است و بهتر است مستقیم سراغ هدف بروید. برای همکار یا مشتری قدیمی یک جملهی کوتاه مثل «I hope you're well» کافی است. یادتان باشد که مخاطب جهانی معمولاً وقت کمی دارد.
از نظر معنی تقریباً هیچ. Kind regards کمی رسمیتر و مثل بریتانیاییهاست، Best regards در آمریکا رایجتر است. هر دو امناند. تنها نکته این است که تحلیل Boomerang «Best» تنها را از «Kind regards» ضعیفتر نشان داد (۵۱٫۲ در برابر ۵۳٫۹ درصد نرخ پاسخ)، تفاوتی که بیشتر به یک اختلاف کوچک شبیه است تا یک دلیل جدی برای تغییر.
میتوانید، ولی خروجی را حتماً ویرایش کنید. ابزارها معمولاً عبارتهای کلیشهای مثل «I hope this email finds you well» و «Please do not hesitate to contact me» را پشت سر هم میگذارند و نتیجه ایمیلی است که هر گیرندهای آن را قالبی میشناسد. یک نسخهی اولیه بگیرید، بعد اسم، تاریخ، عدد و یک جزئیات واقعی به آن اضافه کنید.
ده عبارت ایمیل تجاری انگلیسی این مقاله سه هدف دارند: سریع نشان دادن اینکه چرا نوشتهاید، آسان کردن پاسخ دادن برای گیرنده، و ثبت لحن حرفهای بدون سنگینی. برای شروع پنج عبارت اول را انتخاب کنید و متناسب با موقعیت ترکیب کنید؛ برای پایان همیشه یک درخواست مشخص و یک عبارت خداحافظی مناسب بگذارید.
ایمیل بعدیتان را قبل از ارسال یک بار با این چکلیست بخوانید: خطاب با نام خانوادگی است؟ هدف در جملهی اول گفته شده؟ درخواست و مهلت روشن است؟ اگر جواب هر سه بله بود، ایمیل آمادهی ارسال است.
نظر شما درباره این مطلب
نام شما : * تکمیل شود
ایمیل شما :
نظر شما : * این قسمت نباید خالی باشد
نظرات کاربران
مقالات مشابه