چرا ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت رد می‌شود؟ ۷ خطای رایج و راه رفعشان

چرا ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت رد می شود؟

آخرین به‌روزرسانی: آبان ۱۴۰۵

اگر پرونده‌ی ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت رد می شود، اغلب به یک دلیل: اطلاعاتی که وارد کرده‌ای با یکی از سه چیز نمی‌خواند. یا با اطلاعات کارت بازرگانی و پروفایلت، یا با پیش‌فاکتور فروشنده، یا با ضوابط همان کالا (کد تعرفه، محل تأمین ارز، سهمیه و مجوزها).

این راهنما اول نشان می‌دهد پرونده‌ات در کدام مرحله گیر کرده، بعد هفت خطای رایج را یکی‌یکی با راه رفعشان می‌گذارد. در انتها چک‌لیستی داری که پیش از ارسال هر پرونده می‌توانی از رویش رد شوی.

برای کسب اطلاعات بیشتر می توانید به دوره آموزش آشنایی با سامانه جامع تجارت در ثبت سفارش کالا سر بزنید

اول ببین پرونده‌ات کجا گیر کرده

قبل از اینکه چیزی را ویرایش کنی، وضعیت پرونده را در سامانه بخوان. هر وضعیت یک معنی و یک اقدام مشخص دارد.

۱. کد تعرفه (HS Code) اشتباه

این رایج‌ترین دلیل رد شدن است. کدی که انتخاب می‌کنی باید با ماهیت کالا، شرح پیش‌فاکتور و زمینه‌ی فعالیت کارت بازرگانی‌ات هماهنگ باشد. اگر یکی از این سه با بقیه نخواند، سامانه پرونده را رد می‌کند یا بعداً در گمرک اختلاف پیش می‌آید.

راه رفع:

• • شرح کالا را از پیش‌فاکتور بردار و در بخش تعرفه جست‌وجو کن. کد را از روی نام تجاری یا حدس انتخاب نکن.
• • بررسی کن آن ردیف تعرفه برای ثبت سفارش باز باشد. واردات برخی کالاها ممنوع است یا فقط با شرایط خاص ممکن است.
• • اگر کد را اشتباه ثبت کرده‌ای، ویرایش همیشه کافی نیست. وقتی فیلدهای اصلی مثل کد تعرفه یا نوع کالا عوض شوند، ممکن است باید پرونده را لغو و دوباره ثبت کنی.

۲. مغایرت نام و مشخصات بین پیش‌فاکتور، کارت بازرگانی و سامانه

سامانه اطلاعات را به‌صورت سیستمی با هم مقایسه می‌کند. نام خریدار، قیمت، تعداد، شرح کالا و کشور مبدأ باید در پیش‌فاکتور و فرم ثبت سفارش یکی باشد. یک حرف تفاوت در نام شرکت هم کافی است تا پرونده برگردد.

راه رفع:

• • نام واردکننده در پیش‌فاکتور را دقیقاً مثل کارت بازرگانی بنویس، با همان املا و همان پسوند حقوقی.
• • پیش‌فاکتور را قبل از ارسال از فروشنده بگیر و یک بار عددهای آن را با فرم ثبت سفارش تطبیق بده.
• • اگر فروشنده پیش‌فاکتور را اصلاح کرد، نسخه‌ی قدیمی را بارگذاری نکن.

۳. کارت بازرگانی منقضی یا پروفایل ناقص

بدون کارت بازرگانی معتبر نمی‌شود ثبت سفارش کرد. پروفایل ناقص هم راه را می‌بندد: اگر هویت، نشانی، نقش تجاری یا اطلاعات کارت کامل نباشد، سامانه اجازه‌ی ادامه نمی‌دهد.

راه رفع:

• • پیش از جمع‌کردن پیش‌فاکتور، تاریخ انقضای کارت را ببین و اگر نزدیک است اول تمدیدش کن.
• • همه‌ی بخش‌های پروفایل را در سامانه کامل کن.
• • هنوز کارت نداری؟ شرایط و مدارک را در مقاله‌ی [ کارت بازرگانی چیست و مزایای کارت بازرگانی ] ببین.

۴. مدارک ناخوانا یا با فرمت نامعتبر

فایل کم‌کیفیت، اسکن کج یا فرمتی که سامانه نمی‌پذیرد، پرونده را برمی‌گرداند یا معلق می‌کند. یکی از منابع، فرمت مجاز را PDF یا JPG و حجم را زیر یک مگابایت ذکر کرده است. 

راه رفع:

• • هر سند را جدا و با وضوح کافی اسکن کن.
• • اگر فایل سنگین شد، حجمش را کم کن، ولی متن ریز آن خوانا بماند.
• • بعد از بارگذاری، فایل را یک بار از داخل سامانه باز کن و مطمئن شو درست آمده.

۵. انتخاب اشتباه محل تأمین ارز

برای هر دسته کالا، ضوابط تأمین ارز جدا ابلاغ می‌شود و همه‌ی گزینه‌ها برای همه‌ی کالاها باز نیستند. اگر گزینه‌ای را انتخاب کنی که برای آن کالا مجاز نیست، پرونده در مرحله‌ی استعلام ضوابط رد می‌شود.

راه رفع:

• • پیش از پر کردن بخش ارز، آخرین اطلاعیه‌ی همان کالا را در سامانه یا سایت سازمان توسعه تجارت بخوان.
• • اگر پروند‌ه‌ی قدیمی را ویرایش می‌کنی، نوع عملیات ارزی را دوباره بررسی کن. ضوابط ارزی چند بار عوض شده و پرونده‌های قدیمی گاهی باید به نوع جدید تبدیل شوند.

۶. نداشتن مجوز سازمان‌های ذی‌ربط

کالاهای بهداشتی، دارویی، غذایی و برخی کالاهای دیگر پیش از ثبت سفارش مجوز سازمان مربوط را لازم دارند. اگر مجوز را نگرفته باشی، پرونده یا در وضعیت «منتظر مجوز» می‌ماند یا با «رد مجوز» برمی‌گردد. در برخی موارد هم تخصیص ارز متوقف می‌شود.

راه رفع:

• • قبل از درخواست پیش‌فاکتور، بپرس این کالا مجوز خاص لازم دارد یا نه.
• • مجوز را اول بگیر، بعد پرونده را باز کن. اگر مجوز بعد از ثبت لازم شد، پرونده را در همان وضعیت نگه دار و با سازمان پیگیری کن.
• • برای کالای حساس، مشخصات فنی و آنالیز محصول را هم کنار پیش‌فاکتور آماده داشته باش. اگر پیش‌فاکتور همه‌ی مشخصات را نداشته باشد، سازمان همین مدارک را می‌خواهد.

۷. عبور از سقف سابقه یا سهمیه، یا خارج بودن از شرایط ابلاغی کالا

برای بعضی کالاها سازمان توسعه تجارت سقف و شرط ابلاغ می‌کند و سامانه آن را سیستمی کنترل می‌کند. اگر ارزش یا تعداد پرونده از سقف تو بیشتر باشد، یا کالا در محدوده‌ی شرایط نیفتد، رد می‌شود.

نمونه‌ی امسال، ثبت سفارش گوشی هوشمند:

• • ثبت سفارش جدید فقط برای گوشی‌های با ارزش کمتر از ۴۰۰ یورو باز شد.
• • سهمیه‌ی شروع، یک‌هشتم میانگین سابقه‌ی واردات سال‌های ۱۴۰۳ و ۱۴۰۴ تعیین شد.
• • ثبت سفارش‌های نامعتبر از فهرست مصارف سابقه‌ی واردات خارج شدند.

این قاعده‌ها برای هر کالا فرق دارد. گاهی هم شرایط آسان‌تر می‌شود: مثلاً ثبت سفارش انواع کنجاله از ۹ شهریور ۱۴۰۵ بدون اعمال سقف سابقه‌ی بازرگان باز شد.

راه رفع:

• • قبل از شروع، اطلاعیه‌ی همان کالا و سابقه‌ی واردات خودت را چک کن.
• • اگر سقفت کم است، ارزش پرونده را به آن اندازه کم کن یا برای افزایش سقف از مرجع مربوط پیگیری کن.

اگر هیچ‌کدام از این هفت خطا دلیل رد شدن ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت نبود

گاهی مشکل از خود سامانه است. فعالان بازرگانی بارها از قطعی و کندی سامانه جامع تجارت شکایت کرده‌اند و رسانه‌ها هم آن را گزارش کرده‌اند.

در این حالت:

1. • از صفحه‌ی خطا اسکرین‌شات بگیر و ساعت آن را یادداشت کن.
2. • بعد از چند ساعت یا در ساعات کم‌ترددتر دوباره تلاش کن.
3. • اگر پرونده‌ات روی یک وضعیت مانده، از راه‌های پشتیبانی رسمی سامانه پیگیری کن. 
4. چک‌لیست قبل از ارسال پرونده
5. • کارت بازرگانی معتبر است و پروفایل کامل است.
6. • نام واردکننده در پیش‌فاکتور با کارت بازرگانی یکی است.
7. • کد تعرفه با شرح کالا و زمینه‌ی کارت می‌خواند و ردیف برای ثبت سفارش باز است.
8. • قیمت، تعداد، شرح و کشور مبدأ در پیش‌فاکتور و فرم یکی است.
9. • محل تأمین ارز مطابق آخرین اطلاعیه‌ی آن کالا انتخاب شده.
10. • مجوز سازمان‌های ذی‌ربط (اگر لازم است) گرفته شده.
11. • مبلغ پرونده از سقف یا سهمیه‌ی تو بیشتر نیست.
12. • همه‌ی فایل‌ها خوانا و در فرمت مجاز بارگذاری شده‌اند.

سؤال‌های پرتکرار

بعد از رد شدن می‌شود پرونده را ویرایش کرد؟

بله. اگر پرونده با «رد پیش‌فاکتور» برگشته، پیام رد را بخوان، اطلاعات را اصلاح کن و دوباره ارسال کن. اگر فیلد اصلی مثل کد تعرفه را عوض کنی، ممکن است لغو و ثبت مجدد لازم شود.

ثبت سفارش تا کی اعتبار دارد؟

منابع معمولاً سه تا شش ماه می‌گویند و در صورت استفاده‌نشدن باید تمدید شود. 

بدون کارت بازرگانی می‌شود ثبت سفارش کرد؟

نه. ثبت درخواست در سامانه کارت بازرگانی معتبر می‌خواهد.

ثبت سفارش و تخصیص ارز یکی است؟

نه. ثبت سفارش موافقت اولیه با واردات کالاست و تخصیص ارز مرحله‌ی جداست.

جمع‌بندی

پیش از ارسال، سه چیز را کنار هم بگذار: کارت بازرگانی، پیش‌فاکتور و اطلاعیه‌ی همان کالا. بیشتر رد شدن‌ها وقتی پیش می‌آید که یکی از این سه با دو تای دیگر نخواند.