مکاتبات تجاری و انواع آن

تعریف مکاتبات تجاری

 یک اصطلاح کلی است که برای هر شکلی از ارتباط نوشتاری که در روابط تجاری اتفاق می افتد استفاده می شود. این مورد می‌تواند با شرکای تجاری یا ارتباطات داخلی در سازمان باشد. مکاتبات تجاری بیشتر به صورت نامه است. افراد مرتبط با هر تجارتی اهمیت نامه‌های تجاری را درک می‌کنند زیرا این مکاتبات در ارتباطات تجاری می‌تواند توسط آن‌ها برای بیان خود، سؤال کردن یا توضیح در مورد هرگونه عدم اطمینان استفاده شود.

اهمیت مکاتبات تجاری

 مکاتبات تجاری در تحقق اهداف سازمانی ضروری است. ملاقات با افراد شخصاً می‌تواند کاری کاملاً زمان‌بر باشد، از این رو مکاتبات تجاری به کسب‌وکارها کمک می‌کند:

حفظ روابط مناسب - اهمیت نامه‌های تجاری با این واقعیت کنترل می‌شود که ارتباطات موثری را تسهیل می‌کند که هزینه زیادی برای تجارت ندارند و با ایجاد ارتباطات شفاف و مختصر در داخل و خارج سازمان، کسب‌و‌کار را تقویت می‌کند.

همانند مدرک عمل می‌کند- اهمیت مکاتبات تجاری بیشتر تقویت می‌شود زیرا به کسب و کارها اجازه می‌دهد سوابق حقایقی را که می‌توانند در زمان بعدی به عنوان مدرک عمل کنند، حفظ نمایند.

ایجاد سرقفلی - رشد یک شرکت به دلیل مکاتبات تجاری افزایش می‌یابد. این امر باعث ایجاد حسن نیت بین کسب‌و‌کار و مشتریان می‌شود زیرا هر نامه‌ای مانند شکایت، بازخورد یا پیشنهاد یک رابطه سالم را ترویج می‌دهد.

هزینه بسیار کمتر- مکاتبات تجاری یک روش ارتباطی ارزان قیمت از نظر مالی و زمانی است. این روش مکاتبات در ارتباطات تجاری برای مشاغل بسیار راحت است.

رفع ابهام در ارتباطات - یک مکاتبه رسمی بین طرفین درگیر است که به ارتباط بدون ابهام کمک می کند.

به گسترش و رشد کسب‌وکارها کمک می‌کند – یک کسب‌وکار می‌تواند جریان یکپارچه اطلاعات در مورد هر محصول یا منبعی را از طریق مکاتبات تجاری داشته باشد. این امر به استفاده مناسب از نیروی انسانی و مدیریت زمان کمک می‌کند که به نوبه خود منجر به گسترش و رشد کسب‌و‌کار می‌شود.

انواع مکاتبات تجاری

 یک کسب‌و‌کار معمولاً از انواع مکاتبات تجاری در فعالیت‌های روزمره خود استفاده می‌کند. شش نوع از رایج‌ترین مکاتبات تجاری در جامعه تجاری وجود دارد که در زیر معرفی می‌شوند:

مکاتبات داخلی - جریان اطلاعات بین کارکنان، بخش ها، شعب و واحدهای یک شرکت، مکاتبات داخلی نامیده می‌شود که می‌توانند رسمی یا غیر رسمی باشند.

• برخی از نمونه‌های مکاتبات داخلی رسمی عبارتند از: ترفیع نامه، درخواست رسمی برای تایید، یادداشت و غیره.
• یک مکاتبه داخلی معمولی یا غیررسمی می‌تواند یک دستورالعمل بین مدیر و زیردستان باشد که بیشتر به صورت ایمیل است.

مکاتبات خارجی - ارتباط بین دو سازمان مختلف یا بین یک سازمان و یک مشتری تحت مکاتبات خارجی است. این نوع مکاتبات در ارتباطات تجاری معمولاً با تامین کنندگان، مشتریان موجود و بالقوه، ادارات دولتی و غیره انجام می شود.

مکاتبات فروش - هر ارتباطی که با فروش مرتبط باشد، مکاتبات فروش نامیده می‌شود. این نه تنها به فروش یک محصول یا خدمات مربوط می شود،  بلکه بسیاری از فعالیت های دیگر را نیز در بر می‌گیرد و شامل نامه‌های بازاریابی، فاکتورها، نامه‌های تخفیف، صورت‌حساب ها و غیره است.

 مکاتبات معمول- چنین مکاتباتی به طور معمول مانند سفارش‌ها، درخواست‌ها، دعوت‌نامه‌ها، پاسخ‌ها و غیره اتفاق می‌افتد.

مکاتبات شخصی-  شامل عوامل شخصی و احساسی است. برخی از نمونه‌های این نوع مکاتبات عبارتند از قدردانی، نامه‌های تبریک، یادداشت‌های قدردانی، نامه‌های درخواست توصیه و غیره.

 بخشنامه‌ها- این نوع مکاتبات زمانی استفاده می‌شود که یک کسب‌وکار مجبور است یک موضوع مشترک را به مخاطبان زیادی منتقل کند. آگهی مناقصه، تغییر در اطلاعات تماس و غیره مثال‌های از بخشنامه‌ها است.

مکاتبات تجاری و گزارش‌نویسی مالی

گزارش نویسی مالی یکی از جنبه‌های مهم مکاتبات تجاری است که با ارائه یک دید کلی و مختصر از عملکرد مالی یک شرکت به سایر صاحبان سهام، سهامداران، بانک‌ها، سازمان‌های دولتی و دیگر مشتریان و سهامداران ممکن می‌کند تا تصمیمات خود را بر اساس اطلاعات دقیقی که در اختیار دارند، بگیرند. گزارش مالی شامل اطلاعاتی درباره درآمدها، هزینه‌ها، دارایی‌ها، بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام شرکت می‌شود.

در گزارش نویسی مالی باید به نکاتی مانند زیر توجه شود:

1. روشن و مختصر بودن: گزارش نویسی مالی باید به صورت روشن و مختصر ارائه شود و از اصطلاحات فنی و کلمات پیچیده که ممکن است مخاطب را گیج کنند، خودداری شود.
2. استفاده از تصاویر: استفاده از تصاویر مانند جداول و نمودارها می‌تواند به نمایش دادن اطلاعات مالی کمک کند و به مخاطب کمک کند تا آن را بهتر درک کند. در هنگام استفاده از تصاویر، باید آن‌ها را به وضوح برچسب گذاری کرده و توضیح کوتاهی از آنها ارائه دهید.
3. ارائه زمینه: در هنگام ارائه اطلاعات مالی، بسیار مهم است که زمینه‌ای را برای آن فراهم کنید. این می‌تواند شامل مقایسه عملکرد مالی کنونی با دوره‌های قبلی، بنچمارک‌های صنعتی یا رقبا باشد.
4. صداقت: گزارش نویسی مالی باید صادقانه و دقیق باشد. از تلاش برای کنترل داده ها یا ارائه آنها به صورتی که گمراه کننده باشد، خودداری شود.
5. تنظیم گزارش برای مخاطب: گزارش نویسی مالی باید برای مخاطب خاص تنظیم شود. سطح آگاهی مالی و علاقه‌های خاص مخاطب را در نظر بگیرید تا بتوانید اطلاعات را به نحوی ارائه دهید که برایشان مفید واقع شود.

با رعایت این نکات، می‌توانید گزارش نویسی مالی را به صورت روشن، مختصر و اطلاعاتی ارائه دهید و باعث افزایش شفافیت و اعتماد مخاطبان به شرکت خود شوید.