↑
عضویت ورود
سامانه آموزش مجازی
0
X
  • خانه
  • گروه‌های آموزشی
    • گروه بازرگانی و تجارت بین‌الملل
    • گروه بازاریابی و فروش
    • گروه آموزش زبان انگلیسی بازرگانی
    • گروه آموزش های اصناف
    • گروه دیجیتال مارکتینگ
    • گروه آموزش های نوجوانان
    • گروه آموزش‌های مالی ،مالیاتی و حسابداری
    • گروه آموزش زبان‌های خارجی
    • گروه آموزش‌های مدیریتی
    • گروه آموزشی صلاحیت ایمنی پیمانکار
  • دوره‌های آموزشی در حال ثبت‌نام
    • آموزش اصول و فنون مذاکرات تجاری
    • آشنایی با سامانه جامع تجارت در ثبت سفارش کالا (NTSW)
    • آموزش اصول صادرات و واردات
    • آموزش جامع صادرات و واردات
    • آموزش امور گمرکی و ترخیص کالا
    • آموزش سامانه گمرکی EPL
    • آموزش فروش چابک
    • MBA-گرایش مدیریت اجرایی
  • دوره های عالی MBA
    • MBA-گرایش بازرگانی خارجی
    • MBA گرایش پروژه
    • MBA-گرایش مدیریت اجرایی
    • آموزش DBA اجرایی
  • آکادمی زبان
    • دوره‌های ترمیک زبان
      • دوره‌های بزرگسال
      • دوره‌های نوجوان
      • دوره‌های کودک
    • دوره‌های مکالمه
    • دوره‌های زبان بازرگانی
      • بازرگانی مهارتی
      • دوره‌های زبان انگلیسی بازرگانی ترمیک
    • دور‌ه‌های زبان ویژه دانشجویان ارشد و دکتری
      • دوره آمادگی آزمون‌های معافی و بسندگی
      • دوره جامع زبان انگلیسی کنکور ارشد و دکتری
    • دوره‌های آمادگی آزمون های داخلی و بین‌‌المللی
      • IELTS
      • PTE
      • PET
      • MSRT/MCHE
      • TOLIMO
    • دوره‌های تربیت مدرس
      • تربیت مدرس کودک
      • تربیت مدرس آیلتس
      • مدرس عصر دیجیتال: ابزارها و روش‌ها
      • تربیت سوپروایزر
  • درخواست همکاری
    • ثبت نام بازاریاب ویژه شرکت ها
    • ثبت نام بازاریاب ویژه افراد آزاد
    • استخدام
    • مدرس دوره‌های کسب و کار
    • مدرس زبان
  • پایگاه دانش
    • مقالات
    • ویدئو
    • پادکست‌ها
  • فروشگاه
    • ثبت نام با تخفیف
    • پکیج های آموزشی
    • کتاب و نشریه
    • آموزش‌های آفلاین
  • درباره ما
    • امور شعب استانی
    • تاریخچه
    • اسناد راهبردی
    • مشتریان سازمانی مرکز
    • ساختار سازمانی
    • خدمات ما
    • مدیران
    • کارکنان
    • تماس با ما
    • سازمان‌های همکار
مرکز آموزش بازرگانی فارس

مکاتبات تجاری و انواع آن


مقالات / بازرگانی و تجارت بین الملل / مکاتبات تجاری و انواع آن
مکاتبات تجاری و انواع آن

انتشار : دوشنبه 21 آذر 1401

6407 بازدید

در کسب و کارها، ارتباطات مکتوب یک وسیله مهم برای انتقال اطلاعات است. این شکل از ارتباط نوشتاری که برای اهداف تجاری استفاده می‌شود، مکاتبات تجاری نامیده می‌شود. مکاتبات در ارتباطات تجاری می‌تواند در داخل سازمان، بین سازمان‌های مختلف یا بین مشتری و سازمان اتفاق بیفتد. اهمیت مکاتبات تجاری در این واقعیت نهفته است که این روش رسمی تبادل اطلاعات است که به وسیله آن روابط حرفه‌ای بین سازمان‌ها، کارکنان و مشتریان حفظ می‌شود. از آنجایی که به صورت مکتوب است، می‌تواند به عنوان یک مرجع برای اطلاعات در حال ارسال باشد. مکاتبات تجاری هر روز در زندگی تجار به شکل نامه به تأمین‌کنندگان، نامه‌های استعلام، نامه‌های شکایت، نامه‌های درخواست کار و موارد دیگر می‌باشد.

تعریف مکاتبات تجاری

 یک اصطلاح کلی است که برای هر شکلی از ارتباط نوشتاری که در روابط تجاری اتفاق می افتد استفاده می شود. این مورد می‌تواند با شرکای تجاری یا ارتباطات داخلی در سازمان باشد. مکاتبات تجاری بیشتر به صورت نامه است. افراد مرتبط با هر تجارتی اهمیت نامه‌های تجاری را درک می‌کنند زیرا این مکاتبات در ارتباطات تجاری می‌تواند توسط آن‌ها برای بیان خود، سؤال کردن یا توضیح در مورد هرگونه عدم اطمینان استفاده شود.

اهمیت مکاتبات تجاری

 مکاتبات تجاری در تحقق اهداف سازمانی ضروری است. ملاقات با افراد شخصاً می‌تواند کاری کاملاً زمان‌بر باشد، از این رو مکاتبات تجاری به کسب‌وکارها کمک می‌کند:

حفظ روابط مناسب - اهمیت نامه‌های تجاری با این واقعیت کنترل می‌شود که ارتباطات موثری را تسهیل می‌کند که هزینه زیادی برای تجارت ندارند و با ایجاد ارتباطات شفاف و مختصر در داخل و خارج سازمان، کسب‌و‌کار را تقویت می‌کند.

همانند مدرک عمل می‌کند- اهمیت مکاتبات تجاری بیشتر تقویت می‌شود زیرا به کسب و کارها اجازه می‌دهد سوابق حقایقی را که می‌توانند در زمان بعدی به عنوان مدرک عمل کنند، حفظ نمایند.

ایجاد سرقفلی - رشد یک شرکت به دلیل مکاتبات تجاری افزایش می‌یابد. این امر باعث ایجاد حسن نیت بین کسب‌و‌کار و مشتریان می‌شود زیرا هر نامه‌ای مانند شکایت، بازخورد یا پیشنهاد یک رابطه سالم را ترویج می‌دهد.

هزینه بسیار کمتر- مکاتبات تجاری یک روش ارتباطی ارزان قیمت از نظر مالی و زمانی است. این روش مکاتبات در ارتباطات تجاری برای مشاغل بسیار راحت است.

رفع ابهام در ارتباطات - یک مکاتبه رسمی بین طرفین درگیر است که به ارتباط بدون ابهام کمک می کند.

به گسترش و رشد کسب‌وکارها کمک می‌کند – یک کسب‌وکار می‌تواند جریان یکپارچه اطلاعات در مورد هر محصول یا منبعی را از طریق مکاتبات تجاری داشته باشد. این امر به استفاده مناسب از نیروی انسانی و مدیریت زمان کمک می‌کند که به نوبه خود منجر به گسترش و رشد کسب‌و‌کار می‌شود.

انواع مکاتبات تجاری

 یک کسب‌و‌کار معمولاً از انواع مکاتبات تجاری در فعالیت‌های روزمره خود استفاده می‌کند. شش نوع از رایج‌ترین مکاتبات تجاری در جامعه تجاری وجود دارد که در زیر معرفی می‌شوند:

مکاتبات داخلی - جریان اطلاعات بین کارکنان، بخش ها، شعب و واحدهای یک شرکت، مکاتبات داخلی نامیده می‌شود که می‌توانند رسمی یا غیر رسمی باشند.

  • برخی از نمونه‌های مکاتبات داخلی رسمی عبارتند از: ترفیع نامه، درخواست رسمی برای تایید، یادداشت و غیره.
  • یک مکاتبه داخلی معمولی یا غیررسمی می‌تواند یک دستورالعمل بین مدیر و زیردستان باشد که بیشتر به صورت ایمیل است.

مکاتبات خارجی - ارتباط بین دو سازمان مختلف یا بین یک سازمان و یک مشتری تحت مکاتبات خارجی است. این نوع مکاتبات در ارتباطات تجاری معمولاً با تامین کنندگان، مشتریان موجود و بالقوه، ادارات دولتی و غیره انجام می شود.

مکاتبات فروش - هر ارتباطی که با فروش مرتبط باشد، مکاتبات فروش نامیده می‌شود. این نه تنها به فروش یک محصول یا خدمات مربوط می شود،  بلکه بسیاری از فعالیت های دیگر را نیز در بر می‌گیرد و شامل نامه‌های بازاریابی، فاکتورها، نامه‌های تخفیف، صورت‌حساب ها و غیره است.

 مکاتبات معمول- چنین مکاتباتی به طور معمول مانند سفارش‌ها، درخواست‌ها، دعوت‌نامه‌ها، پاسخ‌ها و غیره اتفاق می‌افتد.

مکاتبات شخصی-  شامل عوامل شخصی و احساسی است. برخی از نمونه‌های این نوع مکاتبات عبارتند از قدردانی، نامه‌های تبریک، یادداشت‌های قدردانی، نامه‌های درخواست توصیه و غیره.

 بخشنامه‌ها- این نوع مکاتبات زمانی استفاده می‌شود که یک کسب‌وکار مجبور است یک موضوع مشترک را به مخاطبان زیادی منتقل کند. آگهی مناقصه، تغییر در اطلاعات تماس و غیره مثال‌های از بخشنامه‌ها است.

مکاتبات تجاری و گزارش‌نویسی مالی

گزارش نویسی مالی یکی از جنبه‌های مهم مکاتبات تجاری است که با ارائه یک دید کلی و مختصر از عملکرد مالی یک شرکت به سایر صاحبان سهام، سهامداران، بانک‌ها، سازمان‌های دولتی و دیگر مشتریان و سهامداران ممکن می‌کند تا تصمیمات خود را بر اساس اطلاعات دقیقی که در اختیار دارند، بگیرند. گزارش مالی شامل اطلاعاتی درباره درآمدها، هزینه‌ها، دارایی‌ها، بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام شرکت می‌شود.

در گزارش نویسی مالی باید به نکاتی مانند زیر توجه شود:

  1. روشن و مختصر بودن: گزارش نویسی مالی باید به صورت روشن و مختصر ارائه شود و از اصطلاحات فنی و کلمات پیچیده که ممکن است مخاطب را گیج کنند، خودداری شود.
  2. استفاده از تصاویر: استفاده از تصاویر مانند جداول و نمودارها می‌تواند به نمایش دادن اطلاعات مالی کمک کند و به مخاطب کمک کند تا آن را بهتر درک کند. در هنگام استفاده از تصاویر، باید آن‌ها را به وضوح برچسب گذاری کرده و توضیح کوتاهی از آنها ارائه دهید.
  3. ارائه زمینه: در هنگام ارائه اطلاعات مالی، بسیار مهم است که زمینه‌ای را برای آن فراهم کنید. این می‌تواند شامل مقایسه عملکرد مالی کنونی با دوره‌های قبلی، بنچمارک‌های صنعتی یا رقبا باشد.
  4. صداقت: گزارش نویسی مالی باید صادقانه و دقیق باشد. از تلاش برای کنترل داده ها یا ارائه آنها به صورتی که گمراه کننده باشد، خودداری شود.
  5. تنظیم گزارش برای مخاطب: گزارش نویسی مالی باید برای مخاطب خاص تنظیم شود. سطح آگاهی مالی و علاقه‌های خاص مخاطب را در نظر بگیرید تا بتوانید اطلاعات را به نحوی ارائه دهید که برایشان مفید واقع شود.

با رعایت این نکات، می‌توانید گزارش نویسی مالی را به صورت روشن، مختصر و اطلاعاتی ارائه دهید و باعث افزایش شفافیت و اعتماد مخاطبان به شرکت خود شوید.

نظر شما درباره این مطلب

نام شما : * تکمیل شود

ایمیل شما :

نظر شما : * این قسمت نباید خالی باشد

نظرات کاربران

    برای این مطلب نظری ثبت نشده است

مقالات مشابه

رویه های گمرکی برای کالاهای وارداتی
رویه های گمرکی برای کالاهای وارداتی
قوانین و شرایط امور گمرکی در ایران
قوانین و شرایط امور گمرکی در ایران
آیا دوره‌های صادرات و واردات واقعاً شما را به درآمد دلاری می‌رسانند؟
آیا دوره‌های صادرات و واردات واقعاً شما ...
واردات و صادرات چیست؟
واردات و صادرات چیست؟

نماد اعتماد الکترونیکی

enamad

بدانید

  • سبد خرید
  • سوالات متداول
  • راهنمای سایت
  • پیگیری سفارشات
  • قوانین و مقررات
  • تماس با ما

تماس با ما

آدرس: شیراز، خیابان خلیلی، نبش کوچه 6، مرکز آموزش بازرگانی فارس

شماره تماس: 07136268626 | 07136261097

شبکه‌های اجتماعی مرکز آموزش بازرگانی فارس:

 whatsappinstagram linkedin

عضویت در خبرنامه

با عضویت در خبرنامه می توانید از جدیدترین مقالات، اخبار و محصولات سایت در ایمیل خود با خبر شوید...


تمامی حقوق این وب‌سایت محفوظ و متعلق به مرکز آموزش بازرگانی نمایندگی فارس می‌باشد.

طراحی سایت و سئو : سیرن